La escritura de los e-mails dicen mucho acerca de nosotros, puede ser la primera y única presentación que la gente tenga de nuestro profesionalismo, incluso nuestro temperamento y personalidad.Debemos tener una idea previa sobre qué vamos a escribir en un e-mail, no olvidemos que lo que escribamos representa nuestros pensamientos, ideas y no nuestras habilidades de comunicación y errores de gramática.
TIPS:
1. Utiliza frases completas. Utiliza toda la potencialidad del lenguaje. No simplifiques palabras a tu criterio. El destinatario de tu e-mail puede no entenderlo o tomarlo como una falta de educación.
2. No escribas todas las palabras en mayúsculas. En Internet utilizar todas las palabras en mayúsculas es sinónimo de gritar y hacer ademanes con las manos. Es grosero y chocante. Si no querés dar esa impresión combina las letras para dar un aspecto más prolijo y sereno.
3. Piensa muy bien en lo que vas a escribir antes de hacerlo. Toma un segundo para poner tus ideas en orden antes de empezar. Cuanto más claro estés mejor. Recuerda que esto no es una conversación cara a cara, donde puedes aclarar cosas en la marcha.
4. Escribe un principio y un final. No es una carta, pero dale a tus e-mails alguna estructura. No tiene por qué ser largo, pero debe tener una pequeña introducción sobre el tema que trata el email y un cierre (en lo posible) encantador.
5. Relee tu email antes de enviarlo. Quizás lo que escribiste no es lo que pretendías decir. Sólo tomate un minuto y relee el email para darle mayor claridad.
6. Evita utilizar demasiados adjetivos, adverbios y oraciones demasiado largas. Mantén la escritura simple, para una fácil lectura y un intercambio de ideas transparente.
7. No uses siglas. Si bien cada industria tiene siglas y palabras técnicas específicas si las incluyes hace que lo que quieras decir sea más confuso.
8. Toma ventaja sobre la puntuación. Si no sabes si poner o no una coma, te equivocas si piensas que nadie se dará cuenta de que tus conocimientos en gramática son bastante flojos. Conocer como presentar correctamente una oración, te ayudará a comunicarte mejor. Compra una guía sobre gramática y utilizala.
9. Utiliza el corrector ortográfico de tu programa de correos. Antes de presionar Enviar, controla la ortografía, no sólo con el corrector que a veces falla sino también manualmente. Utiliza un diccionario online para verificar si has escrito bien las palabras que tengas dudas.
“No olvidemos que una clara comunicación hace al buen entendimiento”